Проведение эффективного семинара — востребованная задача в бизнесе и не только. Как избежать типичных ошибок, разобраться в организационных деталях и максимально эффективно провести собрание? Кто должен на нём присутствовать, а кому там не место, из чего вообще состоит любая встреча людей по определённому поводу? Об этом поговорим в новой статье.
Участники встречи
Встреча должна включать людей, которые действительно могут внести свой вклад в тему с их знаниями, опытом или новыми идеями. Приглашение людей на собрание, для которых это будет всего лишь обязательная поездка, неэффективно, и будет пустой тратой своего и их времени. Поэтому, прежде чем организовывать встречу, подумать, кто на самом деле должен присутствовать.
Каждый участник встречи должен сыграть свою роль. Необходимо выбрать разных участников, чтобы охватить все аспекты проблемы, будь то материальные, технические, экономические, также и практические. Обязательно пригласить на встречу вечных критиков, возможно, они могут привлечь ваше внимание к тем аспектам проблемы, о которых раньше никто не задумывался.
Цель, структура и протокол собрания
Каждая встреча должна иметь свою цель. Результатом должен стать консенсус всех сторон и соглашение о том, каким будет следующий шаг в решении проблемы. Чтобы встреча была эффективной, необходимо записать все вопросы, которые надо решить, в самом начале. Во время встречи легко запутаться в различных других проблемах и убежать от основной линии, поэтому всегда надо положить такой список перед собой и возвращаться к нему, когда собрание начинает двигаться в другом направлении.
Конечно, некоторые из этих пунктов будут только объяснением текущей ситуации, другие будут темами, на которых будет развиваться дискуссия. Также желательно указать срок, который надо посвятить им в данный момент.
Как и в любой хорошей книге, на хорошей встрече должно быть:
- Введение, в котором озвучивают проблему и предоставляют участникам всю необходимую информацию.
- Ядро, в котором происходить непосредственное обсуждение темы.
- Заключение, в котором вы оцениваете ход обсуждения и определяете следующее направление проблемы.
После встречи необходимо отправить протоколы совещания участникам, чтобы они знали, как действовать при решении проблемы. Протокол также является хорошим инструментом для подготовки к следующему заседанию по данному вопросу и определения его повестки дня. Протокол должен содержать не только согласованные пункты, но и сроки их выполнения.
Ошибки при проведении встречи
- Недостаточная подготовка к встрече. Будь то подготовка менеджера или участников, необходимо уделять этому достаточно внимания. Если менеджер не готовится, не имеет поставленных целей и пунктов, встреча очень легко переходит в неконструктивную критику или идет в совершенно ином направлении, чем следовало бы. Кроме того, если участники не имеют достаточно информации перед собранием и только знакомятся с ее содержанием на собрании, слишком много времени уходит на начало собрания, возникают ненужные вопросы, и сотрудники не находят необходимых решений. Поэтому организатор собрания должен заблаговременно предоставить участникам все необходимые материалы, а также повестку дня.
- Приглашение не тех участников. Нужно пригласить людей, которым есть, что сказать по этой теме, и не обременять их теми, кто просто тратит время, сидя на собрании.
- Плохое проведение собрания также является ошибкой, которая приводит к неэффективным встречам. Лидер собрания должен иметь четко определенную цель и уметь правильно закрывать участников собрания, не демотивируя участников и не отбрасывая их мнения и вклад в собрание. Конечно, существует несколько стилей управления собраниями, и каждый из них подходит для разных ситуаций и типов встреч.
- Неразрешенность конфликтов. Не следует избегать конфликтов, но важно разрешать их вовремя, чтобы они не переходили в неконструктивные ссоры.
Типы рабочих встреч
Обычно выделяют несколько типов встреч, каждый из которых подходит в той или иной ситуации. Скажем о двух основных, которые проводятся наиболее часто.
Информационное собрание, как следует из его названия, имеет задачу информирования о том, что происходит в настоящее время, или разделения задач. Это может быть, например, собрание, на котором оценивается руководство компании за прошедший период, рассматриваются вопросы удовлетворенности и жалоб клиентов, здравоохранения или исключительных ситуаций в компании.
Встреча принятия решения или управленческая встреча. Здесь должно быть выделено достаточно времени, так как решение не всегда легко и недвусмысленно. Это может быть, например, принятие решения о бюджете, продуктах компании, росте компании, ее экспансии в другие страны или вступлении в партнерские отношения с другими компаниями.